Aktenvernichtung in Deutschland: Was steckt hinter der DIN 66399?

Vertrauliche Unterlagen fallen in jedem Unternehmen an. Personalakten, Rechnungen, Verträge oder Kundendaten müssen nicht nur sicher aufbewahrt, sondern auch datenschutzgerecht vernichtet werden. Spätestens wenn Dokumente nicht mehr benötigt werden, stellt sich die Frage, wie sie entsorgt werden dürfen. Dabei spielt die DIN 66399 eine zentrale Rolle. Sie legt fest, wie Papierdokumente und andere Datenträger vernichtet werden müssen, damit vertrauliche Informationen nicht mehr lesbar oder wiederherstellbar sind. Gleichzeitig steht die Norm in engem Zusammenhang mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Was steckt hinter der DIN 66399, welche Sicherheitsstufen gibt es und warum gibt eine professionelle deutsche Aktenvernichtung Unternehmen mehr Sicherheit?
 

Was ist die DIN 66399?

Die DIN 66399 ist eine deutsche Norm für die Vernichtung von Datenträgern. Sie beschreibt, wie Dokumente und Speichermedien zerstört werden müssen, damit die enthaltenen Informationen nicht mehr rekonstruiert werden können. Früher lag der Schwerpunkt vor allem auf Papierakten. Heute berücksichtigt die Norm zahlreiche Datenträger, darunter Festplatten, SSDs, CDs, USB-Sticks und Speicherkarten. Damit trägt sie der zunehmenden Digitalisierung Rechnung.
 

Welche Datenträger fallen unter die Norm?

Die DIN 66399 gilt unter anderem für:

• Papierdokumente
• Festplatten und SSDs
• CDs und DVDs
• USB-Sticks
• Speicherkarten
• Magnetbänder
• Disketten
• Mikrofilme und andere Archivmedien

Für jeden Datenträger gelten eigene Anforderungen an die Vernichtung. Ein Aktenvernichter, der Papier zuverlässig zerkleinert, eignet sich beispielsweise nicht für Festplatten oder USB-Sticks.
 

Warum gibt es die DIN 66399?

Nicht jedes Dokument enthält gleich sensible Informationen. Ein Werbeflyer stellt andere Anforderungen an den Datenschutz als eine Personalakte oder ein Patientenbericht. Die DIN 66399 schafft deshalb einheitliche Standards für die Aktenvernichtung. Unternehmen können sich daran orientieren und sicherstellen, dass Unterlagen entsprechend ihrer Vertraulichkeit vernichtet werden.

Gleichzeitig erleichtert die Norm die Zusammenarbeit mit professionellen Dienstleistern. Beide Seiten wissen, welche Sicherheitsstufe erforderlich ist und wie die Vernichtung durchgeführt werden muss.
 

Welche Schutzklassen gibt es?

Die DIN unterscheidet zunächst drei Schutzklassen. Sie richten sich danach, welche Folgen ein Missbrauch der Daten hätte.

Schutzklasse 1

Diese Schutzklasse gilt für allgemeine Informationen, deren Veröffentlichung nur geringe Auswirkungen hätte.

Beispiele sind:

• interne Notizen ohne vertrauliche Inhalte
• Prospekte
• allgemeine Schriftstücke

Schutzklasse 2

Hierzu gehören vertrauliche Unterlagen, die personenbezogene Daten oder interne Unternehmensinformationen enthalten.

Dazu zählen beispielsweise:

• Kundenakten
• Rechnungen
• Verträge
• Personalunterlagen
• Geschäftsunterlagen

Für viele Unternehmen ist diese Schutzklasse im Arbeitsalltag die häufigste.

Schutzklasse 3

Diese Schutzklasse gilt für besonders vertrauliche Daten. Ein Datenmissbrauch könnte erhebliche wirtschaftliche oder persönliche Folgen haben.

Dazu gehören unter anderem:

• Gesundheitsdaten
• Forschungsunterlagen
• Entwicklungsdokumentationen
• sicherheitsrelevante Informationen
• streng vertrauliche Unternehmensdaten
   

Sicherheitsstufen der DIN 66399

Neben den Schutzklassen definiert die Norm sieben Sicherheitsstufen. Je höher die Stufe, desto kleiner werden die Dokumente oder Datenträger zerkleinert.

• P-1 bis P-3: Diese Sicherheitsstufen eignen sich für Unterlagen mit geringem Schutzbedarf. Sie kommen heute im geschäftlichen Umfeld nur noch selten zum Einsatz.
• P-4: Für viele Unternehmen ist P-4 die wichtigste Sicherheitsstufe. Dokumente werden so zerkleinert, dass personenbezogene Daten nicht ohne erheblichen Aufwand rekonstruiert werden können. Deshalb gilt P-4 häufig als geeigneter Standard für Unterlagen mit personenbezogenen Daten.
• P-5 bis P-7: Diese Sicherheitsstufen kommen bei besonders sensiblen Informationen zum Einsatz.

Dazu gehören beispielsweise:

• medizinische Unterlagen
• vertrauliche Behördenakten
• Entwicklungsunterlagen
• Forschungsdaten
• Unterlagen mit hohem Geheimhaltungsbedarf

Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner sind die Papierpartikel nach der Vernichtung.
 

DIN 66399 und DSGVO: Wie hängen beide zusammen?

Die Begriffe DIN 66399 DSGVO werden häufig gemeinsam genannt. Das hat einen einfachen Grund. Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden müssen. Sie legt jedoch nicht fest, wie Dokumente konkret vernichtet werden sollen. Genau an dieser Stelle setzt die DIN 66399 an. Sie beschreibt, wie Datenträger vernichtet werden können, damit personenbezogene Informationen nicht mehr zugänglich sind. Die Norm ersetzt die DSGVO also nicht, sondern unterstützt Unternehmen dabei, die datenschutzrechtlichen Anforderungen praktisch umzusetzen.
 

Welche Unternehmen profitieren von einer professionellen Aktenvernichtung?

Nahezu jedes Unternehmen verarbeitet heute personenbezogene oder vertrauliche Daten.

Dazu gehören unter anderem:

• Arztpraxen und Krankenhäuser
• Steuerberater und Rechtsanwälte
• Banken und Versicherungen
• Handwerksbetriebe
• Industrieunternehmen
• öffentliche Einrichtungen
• Einzelhandel
• Dienstleistungsunternehmen

Auch kleine Unternehmen sollten vertrauliche Unterlagen nicht einfach über das Altpapier entsorgen. Schon einzelne Dokumente können personenbezogene Daten enthalten.
 

Häufige Fragen zur Aktenvernichtung nach DIN 66399

Ist die DIN 66399 gesetzlich vorgeschrieben?

Die DIN 66399 gilt als anerkannter Standard für die datenschutzgerechte Vernichtung von Dokumenten und Datenträgern. Viele Unternehmen orientieren sich an der Norm, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden.
 

Wer legt fest, welche Sicherheitsstufe verwendet werden muss?

Die passende Sicherheitsstufe richtet sich nach der Vertraulichkeit der Unterlagen. Unternehmen bewerten den Schutzbedarf ihrer Dokumente selbst oder stimmen ihn gemeinsam mit ihrem Aktenvernichtungsdienstleister ab.
 

Gilt die DIN 66399 auch für digitale Archive?

Ja. Die Norm umfasst nicht nur Papierakten, sondern auch zahlreiche digitale Datenträger wie Festplatten, SSDs, USB-Sticks oder Magnetbänder. Für jede Datenträgerart gelten eigene Anforderungen an die Vernichtung.
 

Wird die DIN 66399 regelmäßig aktualisiert?

Ja. Die Norm wird bei Bedarf überarbeitet und an technische Entwicklungen angepasst. So kann sie auch neue Speichermedien und aktuelle Anforderungen an den Datenschutz berücksichtigen.
 

Können Unternehmen verschiedene Sicherheitsstufen gleichzeitig nutzen?

Ja. Das ist sogar sinnvoll. Nicht jede Unterlage hat den gleichen Schutzbedarf. Während interne Informationen oft mit einer niedrigeren Sicherheitsstufe vernichtet werden können, benötigen Personalakten, Gesundheitsdaten oder vertrauliche Geschäftsunterlagen einen höheren Schutz. So lässt sich die Aktenvernichtung an die jeweiligen Dokumente anpassen.
 

Die DIN 66399 schafft klare Standards für den Datenschutz

Die DIN 66399 sorgt dafür, dass vertrauliche Dokumente und Datenträger nach einheitlichen Standards vernichtet werden. Durch Schutzklassen und Sicherheitsstufen lässt sich für jede Art von Information die passende Form der Vernichtung festlegen. In Verbindung mit der DSGVO unterstützt die Norm Unternehmen dabei, personenbezogene Daten sicher zu schützen und gesetzliche Anforderungen einzuhalten. Gerade bei größeren Mengen vertraulicher Unterlagen bietet eine professionelle deutsche Aktenvernichtung zusätzliche Sicherheit, da der gesamte Prozess dokumentiert und nach festgelegten Standards durchgeführt wird.
 

Die Documentus GmbH Sachsen-Anhalt unterstützt Unternehmen bei der datenschutzgerechten Akten- und Datenträgervernichtung nach DIN 66399. Wenn Sie Fragen zu Sicherheitsstufen, Datenschutz oder unseren Leistungen haben, beraten wir Sie gerne persönlich. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.
 

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